O empreendedor, que está à frente do negócio, muitas vezes tem que ser muito versátil para se desenvolver bem no trabalho. A falta de tempo é um vilão nessa história. Ele precisa de ferramentas práticas para baixar e começar a aplicar no dia a dia da rotina do trabalho, ganhando agilidade e facilitando a operação.
No modelo de trabalho “coworking” quese baseia no compartilhamento de espaço e recursos de escritório, reunindo várias pessoas, de vários segmentos de trabalho, com funções, atuações e empresas distintas é fundamental que tudo funcione com rapidez, interatividade e muita produtividade. Para isso, selecionamos para você algumas principais ferramentas mais baixadas e utilizadas pelos empreendedores.
Nesta seleção estão planilhas e matrizes, que vão ajudá-lo com desafios relacionados a gestão de tempo e de projetos, marketing e vendas, planejamento estratégico e criação de novos modelos de negócio.
Conteúdos
Matriz de gestão do tempo
Na velocidade de um negócio que cresce, muitas vezes é difícil diferenciar o que é urgente do que é importante. A rotina suga as energias do empreendedor para o que é imediato e operacional, deixando de lado o tempo que ele deveria dedicar às decisões estratégicas.
Com essa matriz, você preenche quatro quadrantes e para cada quadrante existe uma ação a ser tomada, desde “faça imediatamente”, até “elimine da sua lista”, incluindo tudo que é:
- Não importante e urgente
- Importante e urgente
- Importante e não urgente
- Não importante e não urgente
52W2H: um plano de ação para empreendedores
Se você precisa colocar um plano em ação, essa ferramenta é um verdadeiro checklist a cumprir antes de iniciar um novo projeto. Com ela, você responde às seguintes perguntas:
• (What) O que deve ser feito?
• (Why) Por que deve ser implementado?
• (Who) Quem é o responsável pela ação?
• (Where) Onde deve ser executado?
• (When) Quando deve ser implementado?
• (How) Como deve ser conduzido?
• (How much) Quanto vai custar a implementação?
Armazenamento em nuvem
Se antes era necessário salvar informações em um computador e fazer backups para não correr o risco de perder dados importantes, hoje tudo isso pode ser feito de forma rápida e segura. Tudo o que é armazenado na nuvem pode ser acessado a qualquer momento e de qualquer lugar do mundo.
Com a possibilidade de armazenamento em nuvem, foi-se embora a preocupação de se ocupar espaços na máquina e aluguel com servidores.
Outra facilidade é que o profissional acessa todas as suas informações de onde estiver, de casa, em outra cidade, em outro país, ou seja, de diferentes locais, tornando o trabalho cada vez mais dinâmico e com possibilidades de compartilhamento e acesso de seus projetos.
Videoconferência
Com o avanço digital na sociedade, muitas coisas mudaram. As formas de relações, comunicação, consumo, passaram a ser mais rápidas e dinâmicas. As pessoas passaram a desenvolver várias demandas de forma quase simultâneas e, por isso, tiveram que reorganizar tarefas, metas, estabelecer prioridades e, além de tudo, estar em constante desenvolvimento e aprendizagem para ter um diferencial no mercado. Com o aumento de atividades, reuniões e compromissos, ficou mais complexo encontrar tempo para o aprimoramento profissional. Porém, as novas tecnologias encurtam distâncias e nos ajudam a maximizar nosso tempo. Faze uma reunião à distância, por exemplo, se tornou cada vez mais comum devido à facilidade que alguns aplicativos oferecem.
Estes aplicativos permitem que o profissional, a equipe, clientes, todos se comuniquem e interajam de forma simultânea, ao vivo e com uma qualidade excelente de áudio e vídeo – dependendo do desempenho de sua internet contratada – e alta definição, como se estivessem no mesmo ambiente e pessoalmente. Muitos profissionais do meio corporativo fazem reuniões importantíssimas através dessas ferramentas.
Organizadores de projetos
Para manter seu time alinhado, mesmo que trabalhem em diferentes escritórios ou cidades, os organizadores de projetos são ótimas opções. Não só para o ótimo trabalho em equipe como para colocar um pouco mais de ordem na sua rotina.
Várias são as ferramentas para usar no computador ou no celular, cada uma mais voltada para alguma característica específica do seu negócio e para quem busca um gerenciador de projetos. Com acesso para toda a equipe acompanhar o status das tarefas, com funcionalidade.
CONHEÇA 13 APLICATIVOS GRATUITOS QUE VÃO MELHORAR A PRODUTIVIDADE DO SEU NEGÓCIO
1 – Evernote
Permite que você organize reuniões ou ideias num arquivo virtual que pode ser acessado a qualquer momento pela internet. Em sua versão gratuita, o aplicativo tem uma configuração simples. Já no modelo Premium, o usuário pode fazer o upload de até 4 GB de dados por mês.
2 – Flipboard
Tem um layout diferenciado e reúne todas as principais fontes de informação digital. Por meio desse app é possível acessar sites, serviços de RSS e redes sociais como Twitter e Facebook. Assim, você pode informar-se e ver todas as atualizações dos seus amigos facilmente.
3 – Google Drive
Propicia o armazenamento de documentos de texto, planilhas, apresentações e formulários e permite que você os acesse a qualquer momento, pela conta do Gmail, a partir de um desktop, notebook, tablet ou smartphone.
4 – Pomodoro
O Pomodoro Technique é uma maneira de se obter o melhor do gerenciamento de tempo. Ao utilizar esse aplicativo fica fácil criar um checklist das tarefas que devem ser cumpridas e definir o tempo de duração de cada uma delas. No fim de cada atividade, um aviso sobre a necessidade de uma pausa é exibido na tela do smartphone.
5 – Remember the Milk
Vem com todas as opções básicas de aplicativos To Do List, como concepção de listas diferentes, ordenação por prioridade e prazos, tags, configuração de afazeres periódicos e lembretes (via email, mensagem e outros).
6 – CashFlow Free
Cuidar bem do dinheiro é fundamental para uma vida profissional saudável. E há quem garanta que é o primeiro passo para ficar longe do vermelho é anotar cada um dos gastos religiosamente. Para facilitar o controle o CashFlow monta gráficos com os gastos do dia, semana, mês e ano.
7 – DropBox
Armazena documentos em nuvem e sincroniza arquivos entre vários aparelhos. Como os dados ficam salvos na nuvem, podem ser acessados a qualquer momento pela internet.
8 – CamScanner
Serve para digitalizar documentos de forma rápida. Além disso, sincroniza e compartilha esses arquivos via e-mail e, como segunda opção, é possível armazenar esses dados em nuvem.
9 – Trello
O Trello é uma ótima ferramenta para quem precisa gerenciar, organizar e garantir o sucesso de seus projetos. É possível adicionar quantos projetos quiser, já que eles podem ficar organizados em diferentes pastas e cartões com todas as informações necessárias. O conceito é bem simples, mas ele certamente ajuda a melhorar sua produtividade e criatividade. O aplicativo pode ser instalado no navegador de forma gratuita e fácil.
10 – Cisco Spark
Se você é daqueles que se perde em meio a tantos compromissos e tarefas e precisa de um lembrete diário para organizar as entregas, o Cisco Spark é o aplicativo perfeito para você. Toda manhã, o app te envia um email com tudo o que você tem para fazer naquele dia específico. Fora isso, se estiver trabalhando em um projeto com outras pessoas que usem o app, o Cisco Spark pode enviar lembretes para elas também. Não é ótimo?
11 – Slack
Há muitos apps de conversa que você pode usar, mas a maioria é bem casual e serve mais para chats com amigos e familiares. O Slack é um app desenvolvido especificamente para conversar com seus colegas de trabalho, especialmente se for algo relacionado a um projeto profissional. O bom é que ele oferece chat de texto e de voz, além de contar com integração com o Google Drive e alguns outros serviços similares. Fica mais fácil organizar tarefas, compartilhar ideias e trabalhar com pessoas de diferentes áreas que estão no mesmo projeto!
12 – Skype
Ferramenta muito utilizada atualmente, disponível para diversos sistemas operacionais, inclusive para smartphones, tablets e smart TV. Através dele é possível fazer videochamadas, compartilhar arquivos e realizar sessões. Para isso, basta ter um dispositivo com Skype e internet.
13 – Hangout Gmail
É uma nova ferramenta, bastante eficiente, do Google. Através dela, você pode conectar com seus clientes através das suas contas no Gmail. Para isso, basta convidar a equipe para a videoconferência. Além do uso em computadores, é possível baixar o aplicativo ‘Hangouts’ para celulares Android e Iphone.
Quais as ferramentas ou técnicas você costuma utilizar para economizar tempo e aumentar a sua produtividade no trabalho? Agora que você já conhece diversas formas e plataformas para melhorar seu desempenho, que tal começar a fazer uso dessas ferramentas tão poderosas e começar a organizar sua rotina profissional de forma mais eficaz e produtiva? Compartilhe a sua experiência e essas dicas conosco e com os seus amigos nas redes sociais!