As reuniões empresariais e de negócios são muito importantes para a estruturação dos projetos, tomada de decisões e planejamento. Quando usamos ferramentas corretas, positivas, as reuniões podem ser aliadas ao negócio e se transformar num fator de ganho de tempo e produtividade, embora existem tipos de reunião que não são nada produtivas, ou seja, deveriam ser abolidas de toda empresa e equipe de trabalho.
Para evitar que isso aconteça, afinal, tempo é dinheiro, resolvemos dar 10 dicas para que você possa realizar reuniões mais produtivas dentro de seu negócio ou empresa.
Conteúdos
10 Dicas de Como Realizar Reuniões Mais Produtivas Para o Seu Negócio.
1 – Crie uma pauta sobre o assunto
Toda reunião produtiva deve ter um tema pré-definido para não haver perda de tempo entre você e sua equipe ou toda uma organização. Se quem convoca a reunião não apresenta as razões para o encontro e, muito menos, quais são os assuntos que serão tratados, a equipe chega despreparada, perdida e sem saber ao certo como poderá agregar. Pensando nisso, crie antecipadamente uma pauta sobre o assunto e tenha a certeza de que toda a equipe envolvida tomará conhecimento.
2 – Tenha Foco
No momento da reunião, não fuja do tema principal ou o grupo irá se dispersar e começar a discutir assuntos que nada tem a ver com o tema central. Um exemplo é reunir o departamento financeiro para falar dos custos mensais da empresa e, do nada, alguém começar a reclamar de problemas administrativos, como a demora em trocar uma lâmpada queimada. É preciso ter timing e bom senso, para levantar apenas os assuntos pertinentes.
3 – Convoque as pessoas certas
Não fazer a seleção dos profissionais que serão convidados para a reunião é um dos motivos que provoca a perda de foco. Para que o encontro seja proveitoso é importante ser inteligente e estratégico e chamar apenas as pessoas-chave, ou seja, aqueles colaboradores que realmente estão em sintonia e dominam o assunto a ser tratado. Se for tratar da nova campanha de marketing, chame os profissionais da equipe de marketing e não os do RH, por exemplo.
4 – Evite ser uma pessoa centralizadora
Para quê reunir sua equipe se apenas você pode falar e expor suas ideias? A reunião é o momento dos seus colaboradores trazerem ideias, soluções, inovações, contribuir para a empresa crescer e não o seu palco. Portanto, dê espaço para que todos possam se expressar e dar suas contribuições e feedbacks e deixe seu ego de lado.
5 – Fique de olho no tempo
Evite as reuniões “sem fim”, aquelas com hora para começar, mas que só Deus sabe quando irão acabar. Este tipo de reunião é àquela onde todos falam sobre tudo, apontam problemas e soluções, mas em que nunca se chega a nenhuma conclusão em definitivo, ou seja, a uma tomada de decisão efetiva. Além de muito cansativa, este modelo é um dos mais improdutivos, pois tira o colaborador de seu posto de trabalho por horas e ainda não resulta em nada.
6 – De acordo com os valores da empresa
Faça reuniões em que o tema agregue valor e conhecimentos para a equipe. O tema tem que estar de acordo com os valores, missão e visão da empresa. O líder que irá ministrar a reunião, precisa saber, de forma mais profunda, sobre o tema que ele irá falar e sobre quais são suas ideias.
7 – Prepare-se antes
Uma pessoa despreparada para falar em público e para uma equipe, quando chega perante os seus colaboradores e não tem desenvoltura e amplo conhecimento sobre o tema, dificilmente eles irão se interessar. Por isso, a pessoa que irá fazer ministrar a reunião tem que ter um trabalho congruente e que seja realmente bom e preparado para isso.
8 – Temas relevantes
A reunião pode ter um tema bastante ligado ao negócio, como sobre vendas, por exemplo, ou ser mais abrangente, como no caso das motivacionais. Porém, é fundamental que ela cause interesse nos expectadores, seja clientes, equipe, etc. Escolha um assunto que, de alguma forma, irá agregar ao trabalho e desenvolvimento de cada um deles, caso contrário a grande maioria começará a se dispersar e o investimento irá pelo ralo.
9 – Evite temas exaustivos
Esse tipo de reunião faz com que muitos colaboradores não interajam com você. Evite os assuntos exaustivos e sem fim. Quando marcar uma reunião, elenque todo o assunto a ser abordado, verifique se são pertinentes para aquela equipe e comece e termine no horário marcado.
10 – Produtiva
A maioria das reuniões sempre deixa uma tarefa para ser executada para alguns ou toda a equipe envolvida, porém, quando não fica claro qual a tarefa que deve ser executada e o prazo de resposta, há uma grande chance dessa reunião ter sido improdutiva. Visando resolver esta questão, é interessante reservar uns 5 minutinhos no final da reunião para repassar as pendências, mesmo que elas sejam enviadas posteriormente.
Agora que você sabe o que fazer para se ter uma reunião mais produtiva, busque o quanto antes colocar estas dicas em prática de modo a otimizar os resultados dos seus encontros e fazê-los surtir os efeitos desejados. Não se esqueça de compartilhar nossas dicas nas suas redes sociais.