Como se ter uma
reunião produtiva?

Neste artigo iremos dar 10 dicas

As reuniões empresariais e de negócios são muito importantes para a estruturação dos projetos, tomada de decisões e planejamento. Quando usamos ferramentas corretas, positivas, as reuniões podem ser aliadas ao negócio e se transformar num fator de ganho de tempo e produtividade, embora existem tipos de reunião que não são nada produtivas, ou seja, deveriam ser abolidas de toda empresa e equipe de trabalho.

Para evitar que isso aconteça, afinal, tempo é dinheiro, resolvemos dar 10 dicas para que você possa realizar reuniões mais produtivas dentro de seu negócio ou empresa.

1. Crie uma pauta sobre o assunto
Toda reunião produtiva deve ter um tema pré-definido para não haver perda de tempo entre você e sua equipe ou toda uma organização. Se quem convoca a reunião não apresenta as razões para o encontro e, muito menos, quais são os assuntos que serão tratados, a equipe chega despreparada, perdida e sem saber ao certo como poderá agregar. Pensando nisso, crie antecipadamente uma pauta sobre o assunto e tenha a certeza de que toda a equipe envolvida tomará conhecimento.

2. Tenha Foco
No momento da reunião, não fuja do tema principal ou o grupo irá se dispersar e começar a discutir assuntos que nada tem a ver com o tema central. Um exemplo é reunir o departamento financeiro para falar dos custos mensais da empresa e, do nada, alguém começar a reclamar de problemas administrativos, como a demora em trocar uma lâmpada queimada. É preciso ter timing e bom senso, para levantar apenas os assuntos pertinentes.

3. Convoque as pessoas certas
Não fazer a seleção dos profissionais que serão convidados para a reunião é um dos motivos que provoca a perda de foco. Para que o encontro seja proveitoso é importante ser inteligente e estratégico e chamar apenas as pessoas-chave, ou seja, aqueles colaboradores que realmente estão em sintonia e dominam o assunto a ser tratado. Se for tratar da nova campanha de marketing, chame os profissionais da equipe de marketing e não os do RH, por exemplo.

4. Evite ser uma pessoa centralizadora
Para quê reunir sua equipe se apenas você pode falar e expor suas ideias? A reunião é o momento dos seus colaboradores trazerem ideias, soluções, inovações, contribuir para a empresa crescer e não o seu palco. Portanto, dê espaço para que todos possam se expressar e dar suas contribuições e feedbacks e deixe seu ego de lado.

5. Fique de olho no tempo
Evite as reuniões “sem fim”, aquelas com hora para começar, mas que só Deus sabe quando irão acabar. Este tipo de reunião é àquela onde todos falam sobre tudo, apontam problemas e soluções, mas em que nunca se chega a nenhuma conclusão em definitivo, ou seja, a uma tomada de decisão efetiva. Além de muito cansativa, este modelo é um dos mais improdutivos, pois tira o colaborador de seu posto de trabalho por horas e ainda não resulta em nada.

6. De acordo com os valores da empresa
Faça reuniões em que o tema agregue valor e conhecimentos para a equipe. O tema tem que estar de acordo com os valores, missão e visão da empresa. O líder que irá ministrar a reunião, precisa saber, de forma mais profunda, sobre o tema que ele irá falar e sobre quais são suas ideias.

7. Prepare-se antes
Uma pessoa despreparada para falar em público e para uma equipe, quando chega perante os seus colaboradores e não tem desenvoltura e amplo conhecimento sobre o tema, dificilmente eles irão se interessar. Por isso, a pessoa que irá fazer ministrar a reunião tem que ter um trabalho congruente e que seja realmente bom e preparado para isso.

8. Temas relevantes
A reunião pode ter um tema bastante ligado ao negócio, como sobre vendas, por exemplo, ou ser mais abrangente, como no caso das motivacionais. Porém, é fundamental que ela cause interesse nos expectadores, seja clientes, equipe, etc. Escolha um assunto que, de alguma forma, irá agregar ao trabalho e desenvolvimento de cada um deles, caso contrário a grande maioria começará a se dispersar e o investimento irá pelo ralo.

9. Evite temas exaustivos
Esse tipo de reunião faz com que muitos colaboradores não interajam com você. Evite os assuntos exaustivos e sem fim. Quando marcar uma reunião, elenque todo o assunto a ser abordado, verifique se são pertinentes para aquela equipe e comece e termine no horário marcado.

10. Produtiva
A maioria das reuniões sempre deixa uma tarefa para ser executada para alguns ou toda a equipe envolvida, porém, quando não fica claro qual a tarefa que deve ser executada e o prazo de resposta, há uma grande chance dessa reunião ter sido improdutiva. Visando resolver esta questão, é interessante reservar uns 5 minutinhos no final da reunião para repassar as pendências, mesmo que elas sejam enviadas posteriormente.
Agora que você sabe o que fazer para se ter uma reunião mais produtiva, busque o quanto antes colocar estas dicas em prática de modo a otimizar os resultados dos seus encontros e fazê-los surtir os efeitos desejados.

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